Primăria Municipiului Constanța se digitalizează pe bani europeni. Arhiva fizică neprelucrată, transformată în arhivă electronică

• Municipalitatea organizează consultare de piață în vederea determinării valorii estimate a unui metru liniar de realizare arhivă fizică și digitală în cadrul proiectului “Smart CT”
• Proiectul este finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020/ buget de stat/ buget local
• Se estimează că, întreaga cantitate de procesat va fi de aproximativ 1000 ml
• Dată limită transmitere propuneri este 23.09.2021 iar data limită de consultare este 24.09.2021 

 
Municipiul Constanța, consultă piața în vederea determinării valorii estimate a unui metru liniar de realizare arhivă fizică și digitală în cadrul proiectului “Smart CT”.

Proiectul este finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020/ buget de stat/ buget local.

Primăria Municipiului Constanța intenționează să achiziționeze serviciul de realizare arhivă fizică și digitală, în vederea transformării a aproximativ 1000 ml de arhivă fizică neprelucrată în arhivă electronică. Acest proces va parcurge următoarele etape: Pregătirea unităților arhivistice, recepția unităților arhivistice/ arhivei și transportul către sistemul de arhivare.

O echipă din partea Prestatorului se va deplasa la sediile Autorității Contractante și va organiza documentele în cutii.

După introducerea documentelor în cutii și semnarea proceselor verbale de predare- primire se procedează la încărcarea arhivei în mașinile pentru transport arhivă. Transportul se va realiza de către primăria municipiului Constanța, cu mașini monitorizate GPS, cu sistem de înregistrare a traseului.

Prestatorul va transporta documentele, în centru/centrele de procesare proprii.
Autoritatea Contractantă va fi informată cu privire la centrul în care se prelucrează fiecare dosar preluat de prestator.
În procesele verbale de predare – primire se vor consemna: data preluării, tipul şi numărul de bibliorafturi/dosare/pachete/pagini, centrul de procesare, cantitatea de metri liniari de arhivă preluată, alte eventuale observaţii.
Procesele verbale de predare - primire vor fi semnate de către expertul arhivă din partea autorităţii contractante şi de către responsabilul tehnic prelucrare arhivistică din partea prestatorului.


Arhivarea fizică a documentelor preluate de către prestator vor fi legate conform instrucţiunilor de aplicare a Legii 16/1996 republicată, în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.

Prestatorul va asigura coperţile de carton şi celelalte furnituri( sfoară, aracet şi markere specifice) necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă. Documentele vor fi desprăfuite/dezinfectate şi acolo unde este cazul (documente neorganizare în unităţi arhivistice) se scot documentele din bibliorafturi, se elimină părţile metalice(acele, agrafele, capsele ),se înlătură filele nescrise, hârtia mărunţită, marginile franjurate, fără eliminarea părţilor utile (text,desen, etc.), se asigură reparaţii ale zonelor sfâşiate, plierea foilor la dimensiunile formatului de dosar ( în principiu A4 ) şi restaurarea documentelor cu un grad ridicat de deteriorare.

Documentele ordonate se vor introduce în coperţi de carton pentru a se constitui unităţile arhivistice.

O unitate arhivistică nu va avea un număr mai mare de 300 file.

Arhivarea electronică a documentelor pentru realizarea arhivei electronice, pentru fiecare dosar în parte, se vor înregistra în baza de date, următoarele etape: Codul unic al dosarului; Indicativul din nomenclator; Direcţia; - Serviciul/Compartimentul/Biroul; Anul/Categoria/Litera; - Numărul din inventarul arhivistic; Conţinutul pe scurt al dosarului, se vor preciza genurile documentelor( corespondenţa, rapoarte, sinteze, memorii, ordine, etc.).

După scrierea rezultatelor în format digital pe medii optice şi magnetice se va face reconstituirea unităţilor arhivistice şi transportarea lor înapoi de la sistemul de arhivare computerizată, la sediile beneficiarului (după recepția finala). Serviciul se va finaliza după livrarea datelor digitale. Oferta va cuprinde: Oferta financiară va cuprinde prețul unui metru liniar de realizare arhivă fizică și digitală. Se estimează că, întreaga cantitate de procesat va fi de aproximativ 1000 ml.
 
Dată limită transmitere propuneri este 23.09.2021 iar data limită de consultare este 24.09.2021.

Consultarea de piață se va desfășura doar în sistem electronic, orice persoană/ organizație interesată având posibilitatea de a transmite oferta de preț în vederea determinării valorii estimate a serviciului.

Ofertele, precum și alte informații se pot transmite la adresa de email: mihaela.onofrei@primaria-constanta.ro.

PRECIZĂRI:

Legea 190 din 2018, la articolul 7, menţionează că activitatea jurnalistică este exonerată de la unele prevederi ale Regulamentului GDPR, dacă se păstrează un echilibru între libertatea de exprimare şi protecţia datelor cu caracter personal.

Informațiile din prezentul articol sunt de interes public și sunt obținute din surse publice deschise.

Citește și:

Consultare de piață pentru determinarea costurilor elaborării PUZ Piața Griviței din municipiul Constanța